Mailbox
  • 16 Dec 2022
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Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick darüber, was Benutzer mit ihrem Voicemail-Konto tun können:

Mehrere Ankündigungsmodi. Die Benutzer können wählen, welche Art von Ansage Anrufer hören sollen, wenn sie ihre Nebenstelle anrufen. Zur Auswahl stehen die anonyme Ansage, der Name oder eine persönliche Begrüßung.

Komfortable Erreichbarkeit der Voicemail. Benutzer können ihre Voicemail von ihrem Tischtelefon, ihrem Mobiltelefon oder einem beliebigen externen Telefon abrufen.

Zeit bevor die Mailbox abnimmt. Benutzer können die Anzahl der Sekunden festlegen, die ihre Nebenstelle klingeln soll, bevor die Mailbox abhebt.

Gemeinsamer Mailbox-Zugang. Wenn die Nebenstelle als Gruppenmailbox verwendet wird, können alle Teilnehmer von ihrer eigenen Nebenstelle aus auf die Voicemail zugreifen.

Handy-Benachrichtigung über neue Sprachnachrichten. Mit dieser Funktion können Benutzer, die keine Anrufe an ihr Mobiltelefon weitergeleitet haben, trotzdem eine Voicemail-Benachrichtigung auf dem Mobiltelefon erhalten, wenn eine neue Nachricht eingeht.

E-Mail-Benachrichtigung über neue Voicemails. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Sprachnachrichten als E-Mail-Anhänge empfangen.

Weiterleitung eines Anrufers an die Voicemail einer anderen Nebenstelle. Wenn der Systemadministrator eine Direktwahlnummer aktiviert hat, können Benutzer einen Anruf "blind" an die Voicemail einer anderen Person weiterleiten. Da der Anrufer die Zeitüberschreitung der Voicemail umgeht, hört der Anrufer kein Klingeln.

Einrichten des Voicemail-Kontos

Ändern der PIN

Die Benutzer benötigen in mehreren Bereichen der Telefonanlage eine Voicemail-PIN (z. B. wenn sie ihre Voicemail von einem externen Telefon abrufen, bei Verwendung der Calling Card-Funktion und beim Hot Desking). Domänenadministratoren können eine Mindestanzahl von Ziffern festlegen, die die Benutzer für eine PIN verwenden müssen. Es werden mindestens vier oder fünf Ziffern empfohlen. Die PIN kann vom Benutzer wie folgt geändert werden:

  1. Nebenstellennummer wählen (wenn Nachrichten anstehen, drücken Sie *, um zum Hauptmenü zu gelangen).
  2. Drücken Sie 2.
  3. Neuen Zugangscode eingeben.
  4. Drücken Sie zur Bestätigung die Taste 1.

Hinweis: Benutzer können ihre PIN auch über die Webschnittstelle festlegen.

Ihren Namen aufnehmen

Diese Aufnahme wird in den Ansagen für alle Anrufer verwendet. Die Benutzer können wählen, dass ihr Name nicht aufgezeichnet wird. Das System sagt stattdessen die Durchwahlnummer auf. Der Name des Benutzers kann wie folgt aufgezeichnet werden:

  1. Wählen Sie Ihre Nebenstellennummer (wenn Nachrichten anstehen, drücken Sie *, um zum Hauptmenü zu gelangen).
  2. Drücken Sie 3.
  3. Beginnen Sie mit der Aufnahme Ihres Namens.
  4. Drücken Sie das #-Zeichen.

Von hier aus kann der Benutzer die Aufnahme anhören (Taste 1 drücken), die Aufnahme verwenden (Taste 2 drücken), erneut aufnehmen (Taste 3 drücken) oder die Aufnahme löschen und zum vorherigen Menü zurückkehren (Taste 4 drücken).

Persönliche Willkommensnachricht aufnehmen

  1. Nebenstellennummer wählen (wenn Nachrichten anstehen, drücken Sie *, um zum Hauptmenü zu gelangen).
  2. Drücken Sie 4.
  3. Nehmen Sie Ihre persönliche Begrüßung auf.
  4. Drücken Sie das Zeichen #.

Von hier aus kann der Benutzer die Aufnahme anhören (Taste 1 drücken), die Aufnahme verwenden (Taste 2 drücken), erneut aufnehmen (Taste 3 drücken) oder die Aufnahme löschen und zum vorherigen Menü zurückkehren (Taste 4 drücken).

Zugang zum Voicemail-System

Das Hauptmenü des Voicemailsystems ist in der folgenden Tabelle dargestellt:

1 Hören Sie Ihre Nachrichten

  1. Rückwärtswiedergabe starten
  2. Anhalten/Fortsetzen der Wiedergabe
  3. Schnellvorlauf der Wiedergabe starten
  4. Hören Sie sich die Nachricht noch einmal an
  5. Nachricht mit Umgebungsinformationen (Datum, Anrufer-ID) abspielen.
  6. Verschieben oder Kopieren: Um eine Nachricht zu verschieben, drücken Sie 1. Um eine Nachricht zu kopieren, drücken Sie 2. Um einen Kommentar aufzunehmen, drücken Sie 3.
  7. Löschen
  8. Rückruf: Um den Rückruf zu bestätigen, drücken Sie 1. Um den Rückruf abzubrechen, drücken Sie *.
  9. Überspringen
  10. Hilfe

2 Ändern Sie Ihre PIN

Geben Sie Ihren neuen Zugangscode ein.

  1. Verwenden Sie den Zugangscode.
  2. Kehren Sie zum Hauptmenü zurück, ohne den neuen Zugangscode zu verwenden.

3 Ihren Namen aufnehmen

Nehmen Sie Ihren Namen auf und drücken Sie das Zeichen #. Wählen Sie dann aus den folgenden Optionen:

  1. Aufnahme anhören.
  2. Aufnahme benutzen.
  3. Nochmals aufnehmen.
  4. Aufzeichnung löschen.

4 Aufnahme einer Begrüßung

Nehmen Sie Ihre Begrüßung* auf und drücken Sie das Zeichen #. Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:

  1. Aufnahme anhören.
  2. Aufnahme benutzen.
  3. Nochmals aufnehmen.
  4. Aufzeichnung löschen.
  • Sie können bis zu fünf Ansagen aufnehmen.

5 Nachricht aufnehmen

Sprechen Sie Ihre Nachricht auf und drücken Sie das Zeichen #. Wählen Sie dann aus den folgenden Optionen:

  1. Nachricht verschieben.
  2. Nachricht kopieren.

9 Wählen Sie eine Mailbox-Ansage

Wählen Sie eine Ansage aus der von der Telefonanlage bereitgestellten Liste. Sie haben bis zu fünf Auswahlmöglichkeiten:

  1. Begrüßung 1
  2. Begrüßung 2
    ...
  3. Begrüßung 5

Die Benutzer können mit einer der folgenden Methoden auf das Voicemail-System zugreifen:

Hören Sie die Nachrichten über Ihr Haupttelefon ab: Wählen Sie *97 und drücken Sie die Bestätigungstaste auf der Telefontastatur. (Sie können Ihre Nachrichten auch von Ihrem Telefon aus abhören, indem Sie Ihre Durchwahlnummer wählen).

Hören Sie die Nachrichten von Ihrem Mobiltelefon aus ab: Wählen Sie die Hauptnummer und drücken Sie 3, sobald Sie die automatische Vermittlung hören. Die automatische Vermittlung wird Ihre Nachrichten vorlesen und dann die in der obigen Abbildung gezeigten Aufforderungen ausgeben.

Hören Sie die Nachrichten über ein externes Telefon ab:

  1. Wählen Sie die Hauptnummer.
  2. Geben Sie in der automatischen Vermittlung Ihre Nebenstellennummer ein, oder wenn Sie die Präfix zum holen der Mailbox kennen (Standard ist 8), wählen Sie die Präfix zum holen der Mailbox plus Ihre Nebenstelle (d. h. wenn Ihre Nebenstelle 511 ist, geben Sie 8511 ein).
    Drücken Sie die Sterntaste *, sonst werden Sie aufgefordert, eine Nachricht zu hinterlassen.
  3. Geben Sie Ihre Voicemail-PIN ein.

Wenn Benutzer ihre Mailbox zum ersten Mal anrufen, werden sie aufgefordert, ihren Namen aufzuzeichnen. Die Aufnahme wird verwendet, wenn jemand seine Nebenstelle über die automatische Vermittlung anruft. Die Benutzer werden auch aufgefordert, eine Begrüßung aufzunehmen, die sie anstelle ihres Namens verwenden können. Sobald dies eingerichtet ist, wird der automatische Anrufbeantworter jedes Mal, wenn der Benutzer seine Mailbox anruft, automatisch seine Nachrichten vorlesen, bevor er die in der obigen Abbildung gezeigten Aufforderungen ausgibt (der Benutzer kann die Taste * drücken, um seine Nachrichten zu überspringen und direkt zu den Sprachansagen zu gelangen).

Weiterleitung einer Nachricht

Um eine Nachricht an einen anderen Empfänger weiterzuleiten, während Sie die Nachricht anhören:

  1. Drücken Sie 6.
  2. Drücken Sie 1, um die Nachricht in eine einzelne Mailbox zu verschieben.
  3. Geben Sie die Nebenstellennummer ein.
  4. Drücken Sie #.

Kopieren einer Nachricht an einen oder mehrere andere Empfänger, während Sie die Nachricht abhören:

  1. Drücken Sie 6.
  2. Drücken Sie 2.
  3. Geben Sie die Nummer der Nebenstelle ein. Wenn Sie auf mehrere Nebenstellen kopieren, trennen Sie sie durch das Zeichen #.
  4. Drücken Sie ##, wenn Sie fertig sind.

Hinterlassen von Voicemail-Nachrichten

Wenn ein Benutzer einen anderen Benutzer anruft, hat er die Möglichkeit, einen Rückruf zu erhalten (Taste 1 drücken) oder eine Nachricht zu hinterlassen (Taste 2 drücken). Sobald sie eine Nachricht hinterlassen und die #-Taste drücken, stehen die in der Tabelle unten aufgeführten Optionen zur Verfügung.

  1. Löschen Sie die Nachricht.
  2. Nehmen Sie die Nachricht erneut auf.
  3. Markieren Sie die Nachricht als dringend.
  4. Markieren Sie die Nachricht als privat.
  5. Senden Sie die Nachricht und wenden Sie sich an den Betreiber.
  6. Senden Sie die Nachricht und legen Sie auf.

Verfassen einer neuen Nachricht

Anstatt eine Nachricht direkt auf der Voicemail eines anderen Benutzers zu hinterlassen, haben die Benutzer die Möglichkeit, eine Nachricht zu verfassen und sie dann auf eine andere Mailbox zu verschieben oder auf mehrere Mailboxen zu kopieren.

  1. Rufen Sie Ihre Sprachmailbox an.
  2. Wenn Sie auf Nachrichten warten, drücken Sie *, um zum Hauptmenü zu gelangen.
  3. Drücken Sie im Hauptmenü die Taste 5.
  4. Nehmen Sie die Nachricht auf.
  5. Drücken Sie das Zeichen #.
  6. Wählen Sie eine Aktion aus:
    • Drücken Sie ´1`, um die Nachricht in eine einzelne Mailbox zu verschieben.
    • Drücken Sie 2, um die Nachricht in eine oder mehrere Mailboxen zu kopieren. Verwenden Sie ein #-Zeichen, um mehrere Mailboxen zu trennen.
    • Drücken Sie 3, um sie als dringend zu markieren.
    • Drücken Sie 4, um sie als privat zu markieren.
  7. Drücken Sie ##, wenn Sie fertig sind.

Persönliche Grüße

Die Benutzer können bis zu fünf individuelle Ansagen aufnehmen. Die Ansagen bleiben im System gespeichert und können bei Bedarf aktiviert werden.

Persönliche Ansagen aufnehmen/aktivieren

  1. Wählen Sie *98, gefolgt von der ersten Ansagenummer (*1).
  2. Drücken Sie die Bestätigungstaste auf der Telefontastatur.
    *98*1 Begrüßung 1
    *98*2 Begrüßung 2
    *98*3 Begrüßung 3
    *98*4 Begrüßung 4
    *98*5 Begrüßung 5
    Wenn Benutzer eine Ansage erneut aufnehmen müssen, können sie die Ansage aktivieren und erneut aufnehmen (d. h. wählen Sie *+98*6 und anschließend die Bestätigungstaste, um die Nachricht 6 erneut aufzunehmen).
    Die Ansage 0 ist die ursprüngliche Ansage, die bei der Einrichtung der Sprachbox durch den Benutzer aktiviert wurde.
  3. Um eine Ansage zu aktivieren, muss der Benutzer seine Durchwahlnummer wählen, die Taste 9 drücken und die gewünschte Ansage auswählen (mit * gelangt der Benutzer in das Hauptmenü der Mailbox).

Persönliche Grüße anhören

  1. Rufen Sie Ihre Mailbox an.
  2. Drücken Sie *, um zum Hauptmenü zu springen.
  3. Drücken Sie im Hauptmenü die Taste 9, um Ihre aufgenommenen Ansagen zu hören.

Angebot Camp On

Die vom Benutzer aufgezeichneten Ansagen werden nicht abgespielt, wenn dieser Dienst eingeschaltet ist, sondern nur dann, wenn der Anrufer beschließt, eine Voicemail zu hinterlassen (nachdem er #2 gedrückt hat). Mit anderen Worten, wenn der Angerufene seine Begrüßung direkt nach dem Anruf abspielen lassen möchte (nach der vom Benutzer festgelegten Zeit zwischen dem Klingeln des Telefons und der Aufforderung, eine Voicemail zu hinterlassen), schalten Sie diesen Dienst bitte aus.

Erweiterte Funktionen

Senden einer Voicemail-Nachricht ohne Klingeln der Nebenstelle(n)

Das Voicemail-System ermöglicht es Benutzern, Voicemail-Nachrichten an andere Benutzer zu senden, ohne deren Nebenstelle anzurufen. Dazu wird nicht das Telefon des Benutzers, sondern das Voicemail-System angerufen.

Szenario: Angenommen, zwei Mitarbeiter, Mary und Jack, arbeiten an einem Projekt und Mary hat eine Information, die Jack benötigt. Anstatt ihn anzurufen, ruft sie das Voicemail-System an und nimmt eine Nachricht für Jack auf. Dann weist sie das Voicemail-System an, die Nachricht an Jacks Nebenstelle zu senden. Die Nachricht wird sofort in Jacks Sprachmailbox gespeichert, ohne dass sein Telefon klingelt. Jacks Anzeigelampe macht ihn sofort auf eine neue Nachricht aufmerksam.

Die Nachricht kann an eine beliebige Anzahl weiterer Mitarbeiter gesendet werden.

So senden Sie eine Voicemail an mehrere Nebenstellen, ohne die Nebenstellen klingeln zu lassen:

  1. Geben Sie Ihre Durchwahl über die Telefontastatur ein.
  2. Dadurch sollten Sie zum Hauptmenü der automatischen Vermittlung gelangen. Wenn Sie stattdessen Ihre Nachricht hören, drücken Sie die Taste * auf der Telefontastatur.
  3. Drücken Sie 5.
  4. Sprechen Sie Ihre Nachricht auf und drücken Sie dann das Zeichen #.
  5. Drücken Sie 2, um die Nachricht an eine oder mehrere Nebenstellen zu kopieren.
  6. Geben Sie die Durchwahl(en) ein. Mehrere Durchwahlen müssen durch die Taste # getrennt werden. Drücken Sie ##, wenn Sie fertig sind.

Anrufe direkt an die Voicemail einer anderen Person weiterleiten

Der Systemadministrator muss eine Direktwahlnummer aktivieren, bevor Benutzer einen Anruf "blind" an die Voicemail einer anderen Person weiterleiten können. Die Standardeinstellung für die Direktwahl ist 8.

  1. Halten Sie den Anruf mit der Haltetaste auf Ihrer Telefontastatur.
  2. Drücken Sie die Taste Übergabe. (Wenn Ihr Telefon nicht über eine Vermittlungstaste verfügt, wählen Sie *77, um den Anruf zu vermitteln).
  3. Geben Sie die Präfix (8 Standardeinstellung) für die Mailbox ein.
  4. Geben Sie die Durchwahlnummer ein.
  5. Drücken Sie die Bestätigungstaste auf der Telefontastatur.

Der Anrufer wird an die Voicemail der Nebenstelle weitergeleitet. Da der Anrufer die Zeitüberschreitung der Voicemail überbrückt, hört der Anrufer kein Klingeln.

Bei dieser Methode muss es sich nicht um einen externen Anrufer handeln. Wenn Sie die Mailbox eines Teilnehmers direkt anrufen möchten, können Sie die Nummer 8123 wählen, gefolgt von der Bestätigungstaste.

Voicemail auf dem Handy abhören

Die Benutzer können ihr Konto so konfigurieren, dass das System ihr Mobiltelefon immer dann klingeln lässt, wenn jemand eine Sprachnachricht hinterlassen hat. Auch wenn DND aktiviert ist, werden die Nutzer über neue Nachrichten informiert.

Voicemail-Benachrichtigung

Per E-Mail

Benutzer können Sprachnachrichten in ihrem E-Mail-Konto (als WAV-Dateien) empfangen, indem sie die Einstellung Nachricht als Anhang senden aktivieren. Andere Einstellungen sind ebenfalls auf dieser Seite verfügbar (gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail).

voicemail_1.png

Per Mobiltelefon

Wenn Benutzer ein Mobiltelefon (oder ein anderes Telefon) für ihre Nebenstelle konfiguriert haben, kann das System sie benachrichtigen, wenn eine neue Nachricht in ihrer Voicemail eingegangen ist. Auch wenn das Telefon des Benutzers auf DND ("nicht stören") steht, ruft das System das zweite Telefon an und informiert den Benutzer, dass eine neue Nachricht ansteht.

Voicemail-Funktionscodes

Dieser Abschnitt befasst sich mit einer Handvoll Sterncodes, die mit dem Voicemail-System verbunden sind (*95,*96,*97,*98, und *99).

Voicemail an E-Mail-Konto senden (*95/*96)

Benutzer, die ein E-Mail-Konto im System haben, können ihre Voicemail an ihr E-Mail-Konto weiterleiten lassen.

Um diese Funktion zu aktivieren:

Wählen Sie *95 und drücken Sie die Bestätigungstaste auf der Telefontastatur.

*95 Aktivieren Sie

*96 Ausschalten

Wichtig: Wenn Sie den Sterncode *95 verwenden, erhalten Sie keine Sprachnachrichten auf Ihrem Telefon. Alle Sprachnachrichten werden nur an ihr E-Mail-Konto weitergeleitet. Benutzer, die es vorziehen, Sprachnachrichten sowohl auf ihrem Telefon- als auch auf ihrem E-Mail-Konto zu erhalten, sollten die Einstellung Mailboxnachrichten per E-Mail senden auf der Webschnittstelle verwenden.

Gehe zu Voicemail (*97)

Benutzer können ihre Voicemail von ihrem Telefon aus abhören, indem sie *97 eingeben und die Bestätigungstaste auf der Telefontastatur drücken.

Die Benutzer können ihre Voicemail auch von einem externen Telefon aus abhören:

  1. Wählen Sie die Hauptnummer.
  2. Geben Sie in der automatischen Vermittlung Ihre Nebenstellennummer ein, oder wenn Sie die Präfix kennen (Standard ist 8), wählen Sie die Präfix plus Ihre Nebenstelle (d. h. wenn Ihre Nebenstelle 511 ist, geben Sie 8511 ein).
  3. Drücken Sie die Sterntaste *, sonst werden Sie aufgefordert, eine Nachricht zu hinterlassen.
  4. Geben Sie Ihre Voicemail-PIN ein.

Zur Gruppenmail gehen (*97)

Gruppenmailboxen können für alles Mögliche verwendet werden, von einer gemeinsamen Mailbox für Chef und Sekretärin bis hin zu einem Ort, an dem Anrufe gesammelt werden, die nach Feierabend, in der Mittagspause oder während eines Urlaubs eingehen. Benutzer, die sich eine Mailbox mit anderen Benutzern teilen, können auf deren Voicemail-Nachrichten auf ähnliche Weise zugreifen wie auf die Mails eines einzelnen Benutzerkontos.

Hinweis: Die Nachrichten, die in der Gruppenmailbox hinterlassen werden, können entweder von der Nebenstelle des Benutzers oder der Nebenstelle der Gruppenmailbox abgeholt werden.

Um eine Gruppenmailbox zu erstellen, muss der Administrator eine Nebenstelle einrichten und die Durchwahlen der Personen eingeben, die auf die Mailbox zugreifen dürfen (siehe die unten gezeigte Einstellung Zugriff für Nebenstellen zulassen).

voicemail_2.png

Benutzer können Gruppenmail-Nachrichten von ihrem Haupttelefon aus abhören, indem sie *97 wählen und die Bestätigungstaste auf der Telefontastatur drücken.

Benutzer können Gruppenmail-Nachrichten auch von einem externen Telefon abhören:

  1. Wählen Sie die Hauptnummer.
  2. Geben Sie in der automatischen Vermittlung die Nebenstellennummer der gemeinsam genutzten Mailbox ein, oder, wenn Sie die Direktwahlvorwahl kennen (8 ist Standard), wählen Sie die Vorwahl plus die Nebenstelle (d.h. wenn die Nebenstelle 511 ist, geben Sie 8511 ein).
  3. Drücken Sie die Sterntaste *, sonst werden Sie aufgefordert, eine Nachricht zu hinterlassen.
  4. Geben Sie die Voicemail-PIN der gemeinsamen Mailbox ein.

Anzeige für wartende Nachrichten löschen (*99)

Die Anzeige für das Vorhandensein einer Nachricht (MWI) informiert den Benutzer über die Nachrichtenleuchte am Telefon, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist. Je nach Telefontyp leuchtet die Anzeige entweder gelb oder rot. Bei allen Telefonen blinkt die Leuchte, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist. Sobald der Benutzer die Nachricht abgehört hat, wird das blinkende Licht durch ein dauerhaftes Licht ersetzt. Auf diese Weise kann das System den Benutzer warnen, wenn das nächste Mal eine neue Nachricht eingegangen ist.

Die Benutzer können die Nachrichtenanzeige löschen, ohne ihre Nachrichten abzuhören, indem sie *99 wählen. (Dadurch werden die Nachrichten nicht gelöscht, sondern es wird nur die Anzeige gelöscht).

Hinweis: Um über neue Nachrichten benachrichtigt zu werden, müssen die Benutzer die Einstellung Anzeige wartender Nachrichten aktivieren.


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